Inwentaryzacja w restauracji — jak to zrobić żeby nie tracić pieniędzy
Większość restauracji robi inwentaryzację raz w miesiącu, w nocy, na szybko. I właśnie dlatego większość nie wie gdzie ucieka 15% produktu. Sprawdź jak to robić żeby faktycznie coś z tego wynikało.
Wszyscy robią, nikt nie lubi
Połowa managerów traktuje inwentaryzację jak PIT — coś co trzeba zrobić, więc robi się. Szybko, często na skróty, byle było. Liczysz słoiki w magazynie, wpisujesz coś do excela, przesyłasz szefowi i wracasz do normalnej pracy.
Problem w tym, że inwentaryzacja to nie formalność. To jedyny sposób żeby wiedzieć czy przypadkiem nie wychodzi Ci dodatkowe 2000 złotych przez drzwi zaplecza każdego tygodnia. Albo czy kelner nie pisze połowy drinków "na lewo". Albo czy kuchnia nie wyrzuca 20% warzyw bo ktoś źle składa zamówienia.
Jeśli robisz inwentaryzację tylko po to żeby mieć cyferki w systemie — tracisz czas. I prawdopodobnie tracisz kasę.
Po co w ogóle to robisz
Zanim wejdziesz do magazynu z kartką i długopisem, zadaj sobie pytanie: **czego szukasz?**
Bo inwentaryzacja ma pokazać:
Jeśli po inwentaryzacji nie widzisz żadnej z tych odpowiedzi — robisz ją źle.
Przygotowanie — czyli dlaczego nie zaczynasz od liczenia
1. Ustaw dzień i godzinę
Najlepiej tuż przed dostawą, kiedy stan magazynu jest najniższy. Wtedy liczysz mniej, a różnice są łatwiej widoczne.
Czasem słyszę: "U mnie dostawy są codziennie". Okej. To rób inwentaryzację codziennie rano przez tydzień i zobacz ile to zajmuje. Może okaże się że 15 minut dziennie daje Ci więcej kontroli niż 2 godziny raz w miesiącu.
2. Przygotuj arkusze inwentaryzacyjne
Excel, Google Sheets, system gastro — nieważne. Ważne żeby było:
Jeśli masz kilka lokalizacji produktu (np. wódka jest i w barze i w magazynie) — liczysz wszędzie. Inaczej nigdy nie będzie się zgadzać.
3. Kto liczy
Dwie osoby. Jedna liczy, druga zapisuje. Tak jest szybciej i mniej błędów.
Nie dawaj tego samym osobom co zawsze — czasem ktoś nowy zauważy że "ten karton stoi tu od pół roku" albo "zawsze tutaj wpisujemy 5 a nigdy nie sprawdzamy drugiej półki".
Jak liczyć żeby faktycznie policzyć
Teraz wchodzisz do magazynu.
**Zacznij od alkoholi i drogich produktów.** Mięso, ryby, alkohole, oliwa. Tutaj są największe pieniądze i tutaj najczęściej coś nie gra.
Butelki liczycie w jednostkach dziesiętnych: pełna to 1.0, w połowie to 0.5, na oko ćwierć to 0.25. Nie zgadujcie na oko jeśli możecie zważyć lub przeliczyć.
**Produkty sypkie:** mąka, cukier, ryż — musicie mieć wagę. "Na oko 3 kg" to nie jest inwentaryzacja, to wróżenie z fusów.
**Opakowania:** jeśli macie coś w kartonach — liczcie kartony, ale sprawdźcie czy wszystkie są pełne. W praktyce często okazuje się że "5 kartonów" to tak naprawdę 4.5.
**Linia i wydawka:** też liczysz. Połowa managerów o tym zapomina i potem ma różnicę 500 złotych którą tłumaczy "błędem w systemie".
Zapisywanie i weryfikacja
Wpisujesz dane do arkusza. Koniec?
Nie.
Teraz porównujesz:
Różnica między stanem fizycznym a systemowym to Twój **waste + kradzież + błędy w systemie**.
Jeśli ta różnica to więcej niż 2-3% wartości towaru — masz problem. I nie rozwiążesz go robiąc inwentaryzację dokładniej. Rozwiążesz go szukając dlaczego.
Co robisz z wynikami
Arkusz z liczbami to nie koniec. To dopiero początek.
Sprawdź kategorie z największymi różnicami
Alkohol minus 2 litry? Może kelner rozlewa za duże porcje. A może ktoś wynosi butelki. A może po prostu zapisałeś sprzedaż do złego produktu w systemie.
Nie zgaduj. Sprawdź.
Policz realny food cost
**Food cost = (stan początkowy + zakupy - stan końcowy) / przychód × 100%**
Jeśli wychodzi Ci 38% a planowałeś 30% — gdzieś jest dziura. Inwentaryzacja nie zatka tej dziury, ale pokaże gdzie szukać.
Oznacz produkty "martwe"
Coś stoi od trzech miesięcy? Nie zamawiaj tego więcej. Lepiej mieć pusty regał niż zamrożone 500 złotych w produkcie którego nikt nie używa.
Jak często i czy można prościej
**Pełna inwentaryzacja:** raz w miesiącu, wszystko.
**Partial:** co tydzień liczysz tylko alkohole i najdroższe produkty. Zajmuje 30 minut, daje 80% informacji.
**Daily tracking:** jeśli masz system, możesz robić codzienne "mini-inwentaryzacje" kluczowych produktów. 10 pozycji, 15 minut, widzisz trend na bieżąco.
Nie musisz liczyć ketchupu co tydzień. Ale wołowinę? Tak.
Najczęstsze błędy
**Błąd 1:** Liczysz na szybko bo "trzeba wysłać do księgowej".
Rozwiązanie: Wyślij szacunek do księgowej, dokładne liczby zostaw sobie.
**Błąd 2:** Liczysz sam, późno, po zmianie.
Rozwiązanie: Zaplanuj to w grafiku jako normalną pracę, z drugą osobą.
**Błąd 3:** Nie robisz nic z wynikami.
Rozwiązanie: Po każdej inwentaryzacji — **jeden konkretny wniosek i jedna zmiana**. Choćby mała. Inaczej za miesiąc będziesz miał te same problemy.
Na koniec
Inwentaryzacja nie jest sexy. Nikt nie otwiera restauracji żeby liczyć słoiki po nocy. Ale jeśli nie wiesz co masz w magazynie, nie wiesz ile zarabiasz. I nie wiesz gdzie tracisz.
Pierwsza inwentaryzacja zajmie Ci 3 godziny. Trzecia — godzinę. Dziesiąta — pół godziny, bo będziesz wiedział gdzie co stoi i o co pytać.
Pytanie brzmi: czy wolisz stracić pół godziny raz w tygodniu na liczenie, czy 2000 złotych miesięcznie na leak którego nie widzisz?
*Aktualne wymogi prawne dotyczące inwentaryzacji sprawdź u księgowego lub w przepisach o rachunkowości.*