Checklista wydania imprezy zamkniętej — od rezerwacji do sprzątania
Wieczór firmowy na 60 osób. Klient potwierdził miesiąc temu, zadzwonił dwa dni przed imprezą z pytaniem 'to wszystko ustalone, prawda?' — i nagle czujesz, że możesz czegoś nie dopilnować. Ta checklista to scenariusz którego użyłem kilkadziesiąt razy.
Dzień przed imprezą — albo przegrasz zanim zaczęłeś
Ostatni brief z kuchnią i salą. Sprawdź czy wszyscy wiedzą:
Zadzwoń do klienta.
Nie pisz maila. Zadzwoń.
Potwierdzisz ostateczną liczbę gości, godzinę przyjazdu, dietspecjalne (zawsze ktoś o nich zapomina), czy coś się zmieniło w menu. I najważniejsze — upewnisz się że klient czuje że masz to pod kontrolą. Bo jak się zdenerwuje dzień przed imprezą, już nie odpuści.
Dzień imprezy — rano
**Sprawdź sale fizycznie.** Nie zakładaj że ktoś to zrobił.
Kuchnia — brief nr 2:
Sala — brief nr 2:
Godzinę przed przyjazdem gości
**To jest moment na ostatni spacer po sali.**
Zapalisz światła dokładnie tak jak będą zapalone wieczorem. Patrzysz jak klient będzie patrzył.
Team talk — ostatni.
Krótki, maksymalnie 5 minut. Przypominasz:
I mówisz: "Jeśli coś idzie nie tak — dajesz mi znać od razu, nie czekasz". Bo ludzie czekają. I wtedy małe problemy stają się dużymi.
Podczas imprezy — zarządzanie, nie trzymanie tacy
Twoja rola to **pilnować tempa i flow**, nie biegać z talerzami.
Stoisz w miejscu gdzie widzisz salę i masz kontakt z kuchnią. Patrzysz:
Jeśli widzisz że ktoś z zespołu jest pod kreską — przestawiasz ludzi. Jeśli widzisz że coś w kuchni się opóźnia — idziesz tam i pytasz konkretnie 'ile minut', nie 'czy będzie dobrze'.
Komunikacja z klientem:
Co jakiś czas podchodzisz, pytasz czy wszystko okej. Nie stoisz nad nimi cały czas jak ochroniarz. Dajesz przestrzeń, ale jesteś dostępny.
Jak zgłasza problem — naprawiasz, nie tłumaczysz. Przepraszasz, mówisz co zrobisz, robisz to.
Koniec imprezy — nie odpuszczaj teraz
Goście wychodzą. Tu większość załóg odpuszcza, bo 'najgorsze za nami'.
Nie odpuszczaj.
**Pożegnaj klienta osobiście.** Podziękuj za wybór lokalu, zapytaj czy był zadowolony. Daj swoją wizytówkę (albo numer) i powiedz żeby się odezwał jak będzie miał feedback — dobry czy zły.
To ma dwa cele: klient czuje się ważny, i jeśli coś było nie tak — dowiesz się teraz, nie z recenzji na Google za tydzień.
Sprzątanie i podsumowanie
Team sprząta salę.
Ty robisz coś innego — **notatki na gorąco**.
Co poszło dobrze? Co było do dupy? Co mógłbyś zrobić lepiej następnym razem?
Zapisz to w telefonie, w notatniku, gdziekolwiek — ale zapisz zanim zapomnisz. Bo za tydzień będziesz pamiętał że 'coś było nie tak z deserami' ale nie będziesz pamiętał co konkretnie.
Finanse:
Co jeszcze dzień po imprezie
Zadzwoń do klienta.
Albo wyślij maila — ale zadzwoń jest lepsze. Podziękuj jeszcze raz, zapytaj czy wszystko było okej, zaproponuj spotkanie jeśli planują kolejne eventy.
Team debrief — jeśli coś poszło źle, omówcie to na spokojnie, bez wyzwisk. Jeśli poszło dobrze — powiedz zespołowi że odjebali kawał dobrej roboty. Bo nikt inny im tego nie powie.
---
Checklista to jedno.
Ale najważniejsze w wydaniu imprezy zamkniętej to coś czego nie wpiszesz na listę: **wyczucie kiedy trzymać się planu, a kiedy go zmienić**. Bo goście się spóźnili pół godziny, albo jedzą wolniej niż myślałeś, albo nagle chcą więcej czasu na przemówienia.
Jak masz system — możesz się od niego elastycznie odbić.
Jak nie masz systemu — masz improwizację, chaos i kelnerów którzy nie wiedzą kto za co odpowiada.
Sprawdź to na następnej imprezie.