Checklista imprezy okolicznościowej – jak nie zrobić z tego burdelu
Przyjęcie na 40 osób, które kończy się krzykiem w kuchni i recenzją 1/5. Brzmi znajomo? Imprezy okolicznościowe mogą być albo świetnym biznesem, albo koszmarem – różnica jest w tym, co zrobisz tydzień przed.
Środa, godzina 18:00. Impreza zaczyna się w sobotę
Dwadzieścia osób na weselu, menu ustalane przez telefon, ktoś "zapomniał" że trzech gości to weganie, a Ty dopiero teraz dowiadujesz się że chcą swój tort.
I najlepsze: "A możemy zapłacić w poniedziałek?"
Imprezy okolicznościowe – urodziny, chrzciny, komunie, firmowe eventy – potrafią wygenerować świetny obrót. Problem w tym, że połowa z nich kończy się koszmarem organizacyjnym, który rujnuje normalny serwis i wypala Twój zespół.
Dlaczego? Bo traktujemy je jak zwykłe rezerwacje. A to nie są zwykłe rezerwacje.
Pierwszy kontakt – tutaj wygrywasz albo tracisz czas
Klient dzwoni i pyta "ile kosztuje impreza na 30 osób". Nie wysyłaj mu menu przez Messengera i nie mów "zapraszamy na rozmowę kiedy będzie Pani chciała".
Zrób tak:
**Brief telefoniczny – 5 pytań, zawsze:**
Po tym briefie wiesz czy w ogóle ma sens dalej rozmawiać. Jeśli chcą imprezę za 40 zł/os w sobotni wieczór – podziękuj kulturalnie i nie marnuj czasu.
Jeśli pasuje – umawiasz spotkanie w lokalu. Nigdy nie ustalaj szczegółów imprezy tylko mailowo.
Spotkanie – nie wiesz co podpisałeś, póki nie ma papieru
Bez umowy nie ma imprezy. Koniec.
Nie "ustne potwierdzenie", nie "damy znać na tydzień przed". Umowa. Podpisana.
**Co musi być w umowie:**
To nie jest nieufność. To są standardy.
Polskie prawo konsumenckie chroni klientów – Ty musisz chronić siebie umową. Aktualne przepisy sprawdź u specjalisty lub w oficjalnych źródłach.
Tydzień przed – brief z zespołem
Masz podpisaną umowę, zaliczkę, szczegóły. Teraz musisz to przekazać zespołowi.
**Brief na zmianie (maksymalnie dzień przed imprezą):**
Sala – kto robi ustawienie stołów i kiedy (nie zostawiaj tego na godzinę przed)
Kuchnia – wydrukowane menu dla każdego stanowiska, food cost przeliczony, zamówienie składników potwierdzone (zadzwoń do dostawcy, nie zakładaj że "na pewno przywiezie")
Bar – ile butelek wina/piwa, kto robi welcome drinka jeśli jest, kiedy serwować kawę
Serwis – kto obsługuje imprezę (wyznacz jedną osobę odpowiedzialną – nie "wszyscy się tym zajmiemy")
Timing – o której pierwsze danie, o której główne, kiedy tort/ciasto, kiedy kończymy
Przygotuj **kartę imprezy** – A4 wydrukowane, przy barze i w kuchni. Liczba gości, menu, alergeny, timing, osoba kontaktowa (numer telefonu organizatora).
Dzień D – zero improwizacji
**Dwie godziny przed:**
Stół ustawiony, nakryty, sprawdzony (ktoś fizycznie usiadł i sprawdził czy wszystko działa).
Kuchnia ma wypis: ile porcji, jakie modyfikacje (wege/wegan), timing wydawania.
Bar wie co ma przygotowane.
**Godzina przed:**
Organizator dostaje telefon: "Wszystko gotowe, czy coś się zmieniło w liczbie gości?"
Często się zmienia. Lepiej wiedzieć teraz niż jak przyjdą.
**W trakcie:**
Osoba odpowiedzialna za imprezę ma łączność z kuchnią i barem – **żadnych** "poczekamy aż się sami dopytają".
Jeśli główne danie schodzi po 40 minutach od zakąsek, organizator powinien wiedzieć 5 minut przed.
Jeśli widzisz że kończy się wino – pytasz czy dolewać (i mówisz że doliczycie). Nie dolewasz po cichu i nie wystawiasz rachunku-niespodzianki.
Po imprezie – rozliczenie i feedback
**Rachunek:**
Na koniec imprezy lub następnego dnia (jak było w umowie). Rozpisany. Jeśli coś doszło – ma być wymienione: +3 butelki wina, +5 deserów.
Nie "dopłata 400 zł za dodatki". Konkretnie co.
**Krótka rozmowa z organizatorem:**
"Jak wrażenia? Wszystko było OK?"
Dwie minuty, ale dowiesz się czy coś poszło nie tak. I czasem załatwisz sobie dobrą recenzję – jeśli zapytasz.
**Wewnętrzny brief:**
Na najbliższej zmianie – co poszło dobrze, co do poprawy. Kuchnia za długo wydawała? Food cost się nie zgadza? Serwis był za wolny?
Notuj to. Następna impreza będzie lepsza tylko jeśli wyciągniesz wnioski.
Co najczęściej się sypie
Z mojego doświadczenia – trzy rzeczy:
**Brak finalnej liczby gości.** Klient mówi "około 30", przychodzi 38, kuchnia ma produkty na 30. I co teraz? Ustal w umowie: finalna liczba na X dni przed, płatne według tej liczby (nawet jeśli przyjdzie mniej).
**Timing nie przekazany do kuchni.** Sala wie że tort o 20:00, kuchnia wypuszcza desery o 19:50. Organizator dostaje tort gdy wszyscy mają pełne talerze. Karta imprezy – timing – wszyscy go znają.
**Brak osoby odpowiedzialnej.** "Wszyscy obsługujemy" = nikt nie obsługuje. Wyznacz kogoś. I zapłać temu komuś ekstra – to jest dodatkowa robota i odpowiedzialność.
Czy to się opłaca
Impreza na 30 osób po 100 zł/os = 3000 zł obrotu. Food cost 30% = 2100 zł gross profit. Minus robocizna, minus czas organizacji.
Czy to jest lepszy biznes niż normalny serwis?
Zależy.
Jeśli robisz to dobrze – masz powtarzalny proces, umowę która Cię chroni, zespół który wie co robić – to tak, opłaca się.
Jeśli każda impreza to chaos, stres, nadgodziny i walka z klientem o kasę – to nie, nie opłaca się.
Różnica nie jest w kliencie. Różnica jest w Twoim procesie.
Marek radzi
Masz w głowie "ale przecież to tylko 20 osób, nie będziemy robić umów"?
OK. Zrób tak jeszcze raz. I jeszcze raz jak nie zapłacą, jak odwołają dzień przed, jak przyjdzie 30 zamiast 20.
Potem wrócisz do checklisty.
Imprezy okolicznościowe to świetny biznes – ale tylko dla restauracji które traktują je poważnie. Reszta tylko robi sobie problemy za własne pieniądze.