Budżet restauracji na rok — jak go zrobić żeby miał sens

Nikt nie trzyma się budżetu

Rozmawiałem niedawno z właścicielem restauracji w Gdańsku. Dobrze mu idzie, lokal pełny, goście wracają. Pytam: "Masz budżet na ten rok?" Odpowiada: "No mam, gdzieś tam w laptopie". Pytam kiedy ostatni raz go otwierał. Cisza.

To nie jest wyjątek. Większość restauratorów traktuje roczny budżet jak obowiązkową papierologię. Zrobili bo "tak trzeba", zejrzał na niego księgowy, poszedł do szuflady. A potem decyzje podejmowane na czuja, bo przecież "znamy swoją restaurację".

Problem nie w tym że budżet jest trudny do zrobienia. Problem w tym że większość robi go źle — zbyt ogólnie albo zbyt skomplikowanie. Albo kompletnie oderwane od rzeczywistości.

Po co w ogóle to robić

Bez budżetu prowadzisz restaurację jak samochód bez licznika. Jedziesz, ale nie wiesz ile paliwa ci zostało.

Budżet to nie jest przepowiednia przyszłości. To jest plan działania z konkretnymi liczbami. Ma odpowiadać na pytania:

Jeśli nie masz na to odpowiedzi w liczbach — nie masz kontroli.

Zacznij od tego co masz teraz

Pierwszy błąd: ludzie zaczynają od marzeń. "Chciałbym 50 tysięcy obrotu miesięcznie". Okej, ale po co?

Zacznij od analizy ostatnich 12 miesięcy. Weź faktury, raporty z kasy, wyciągi bankowe. Potrzebujesz:

**Przychody miesięczne** — podziel na źródła. Restauracja, dostawa, catering, bar — osobno. Jak widzisz sezonowość? Lipiec i sierpień wyżej o 40%? Styczeń pada? Zapisz to.

**Koszty stałe** — czynsz, energia, gaz, woda, Internet, monitoring, abonament na system POS, ubezpieczenia, obsługa księgowa. To co płacisz niezależnie od tego czy masz 10 gości czy 100.

**Koszty zmienne** — zakupy spożywcze, alkohole, opakowania, chemia, serwetki, prowizje od dostaw. Im więcej sprzedajesz tym więcej kupujesz.

**Płace** — wszystkie. Brutto plus ZUS. I uwzględnij że pewnie będziesz musiał kogoś zatrudnić albo podnieść komuś stawkę.

Nie zgaduj. Patrz na faktyczne dane. Jak nie masz systemu który to zbiera — to jest pierwszy problem do rozwiązania.

Zrób trzy scenariusze

Realistyczny. Optymistyczny. Pesymistyczny.

**Scenariusz realistyczny** to baza. Zakładasz że będzie podobnie jak w zeszłym roku, plus 5-10% wzrostu jeśli faktycznie coś poprawiasz (marketing, menu, serwis). Nie wpisuj 30% wzrostu bo "tym razem będzie lepiej". Nie będzie.

**Scenariusz optymistyczny** — co jeśli pójdzie dobrze? Nowa konkurencja zbankrutuje, wygra catering na dużą firmę, sezon będzie dłuższy. Plus 15-20% do realistycznego.

**Scenariusz pesymistyczny** — co jeśli będzie gorzej? Wzrost kosztów energii, problemy z dostawami, ktoś odejdzie z zespołu. Minus 15% od realistycznego.

Dlaczego trzy? Bo jak przyjdzie czerwiec i widzisz że jesteś bliżej pesymistycznego — reagujesz od razu. Nie czekasz do grudnia.

Rozpisz miesiąc po miesiącu

Nie rób budżetu "rocznie: 600 tysięcy obrotu". To nic nie znaczy.

Rozpisz każdy miesiąc osobno. Styczeń, luty, marzec — każdy z własnymi liczbami. Bo wiesz że:

Jak planujesz liniowo — 50k każdego miesiąca — to w styczniu panikujesz że masz 35k a w lipcu nie wiesz co zrobić z 70k.

Plan musi oddawać rzeczywistość.

Nie zapomnij o inwestycjach

Każda restauracja musi inwestować. Sprzęt się psuje, wystrój się zużywa, menu wymaga zmian.

Wpisz do budżetu:

Jak tego nie uwzględnisz, będziesz płacić z bieżącego. A potem się dziwisz że miesiąc dobry a konta puste.

Sprawdzaj co miesiąc

Budżet to nie jest dokument na styczeń. To jest narzędzie.

Każdego piątego dzień miesiąca siadasz i porównujesz:

Dlaczego? Mniej gości? Niższy średni rachunek? Słaba pogoda? Zapisz powód.

Jak widzisz że trzy miesiące z rzędu jesteś poniżej planu — coś musisz zmienić. Marketing, menu, ceny, godziny otwarcia. Nie czekaj do końca roku.

Jak jesteś powyżej — super, ale też sprawdź dlaczego. Może prowizja od Glovo zżarła więcej niż myślałeś? Może koszt surowca poszedł w górę? Zysk to nie to samo co obrót.

Pokaż zespołowi

Budżet to nie jest tajemnica państwowa.

Twój manager musi wiedzieć jakie macie cele. Nie musi znać wszystkich liczb, ale powinien wiedzieć:

Jak ludzie znają liczby, podejmują lepsze decyzje. Manager wie że maj super więc planuje wtedy urlopy dla zespołu. Wie że styczeń słaby więc nie panikuje.

Nie musisz pokazywać ile zarabiasz. Ale cele finansowe? Tak.

Trzy rzeczy na które ludzie nie patrzą

**Pierwszy: VAT i podatki.** Wpisz to do kosztów. Serio. Połowa restauratorów zapomina że od przychodu trzeba odprowadzić VAT i CIT/PIT. Potem przychodzi termin zapłaty i pustki.

**Drugi: rezerwa na niespodzianki.** 5% obrotu odkładasz na "coś się stanie". Zawsze się staje. Piekarnik padnie, dostawca podniesie ceny, ktoś zachoruje i musisz kogoś zastąpić na zleceniu.

**Trzeci: czas właściciela.** Jeśli stoisz na sali 60 godzin w tygodniu — wpisz sobie pensję. Nawet jeśli jej nie wypłacasz. Musisz wiedzieć ile kosztuje Twoja praca. Bo jak za rok zatrudnisz managera — to będzie realny koszt.

Co jeśli nigdy tego nie robiłeś

Zacznij od prostego Excela. Trzy kolumny: przychody, koszty, różnica. Dwanaście wierszy — miesiące.

Pierwszy rok będzie niedokładny. Normalka. Ale za rok będziesz miał dane żeby zrobić lepszy budżet. Za dwa lata jeszcze lepszy.

Nie komplikuj. Budżet ma być narzędziem roboczym, nie dziełem sztuki.

Jeśli prowadzisz restaurację bez budżetu — prowadzisz ją na wyczucie. A wyczucie kosztuje. Czasem kilkadziesiąt tysięcy rocznie.

Więc siądź, otwórz Excela i zacznij wpisywać liczby. Masz wszystkie dane. Pytanie czy je wykorzystasz.